O que sabia. O que faço agora.

O ponto de partida: experiência que procurava novas formas de organização

Iniciei o percurso EFA de Técnico/a de Secretariado com mais de duas décadas de experiência profissional em áreas comerciais, tecnológicas e de relacionamento com clientes, bem como com formação superior em Direito. Cheguei a esta formação com conhecimentos e competências adquiridos ao longo dos anos, mas também com a consciência de que existiam métodos, ferramentas e perspetivas que precisava de aprofundar. Encarei esta oportunidade como uma forma de atualizar conhecimentos, desenvolver novas competências e aprender a aplicar a minha experiência de maneira mais estruturada, rigorosa e integrada.

Ao longo da minha vida profissional, fui confrontado com tarefas de atendimento, resolução de problemas, utilização de aplicações informáticas, comunicação e organização de informação. No entanto, reconhecer uma competência pela experiência não é exatamente o mesmo que a conseguir identificar, documentar, relacionar com princípios técnicos e demonstrar através de resultados. Foi essa passagem da experiência acumulada para a evidência estruturada que acabou por constituir um dos eixos mais importantes deste curso.

Da Formação por Unidades à Aplicação Transversal

Ao longo da formação, fui constatando e confirmando que disciplinas aparentemente distintas se relacionavam profundamente. A gestão documental, o arquivo, a comunicação, o protocolo, a legislação, os recursos humanos e as ferramentas digitais constituem partes interdependentes do funcionamento de uma organização. Não se tratou de descobrir essa relação pela primeira vez, mas de a reconhecer com maior clareza e de a demonstrar através de trabalhos concretos.

A opção de organizar este portefólio por temas e competências, mantendo a identificação das UFCD, reflete essa perspetiva. O que considero relevante não é apresentar uma enumeração exaustiva dos conteúdos lecionados, mas explicar como os mobilizei, o que aperfeiçoei e onde lhes encontro utilidade futura. A NEOMA funcionou, neste contexto, como um projeto empresarial pedagógico que permitiu integrar processos, documentos, comunicação e decisões numa mesma referência de trabalho.

Organização, Comunicação e Responsabilidade

A gestão documental e administrativa passou a representar, para mim, mais do que uma sucessão de procedimentos. Atribuo particular importância à rastreabilidade, ao controlo de versões, à coerência das fontes, à identificação de responsabilidades e à possibilidade de recuperar informação sem depender exclusivamente da memória de quem a tratou. São princípios que reconheço como essenciais para a eficiência de qualquer organização.

As aprendizagens nas áreas da documentação, da ética profissional e da proteção de dados ajudaram-me a enquadrar estes procedimentos e reforçaram uma distinção indispensável: ter capacidade técnica para tratar informação não equivale a estar autorizado a divulgá-la. Esta preocupação acompanhou tanto a formação como os projetos realizados em estágio.

Gestão do Tempo e Consciência dos Limites

A matriz de Eisenhower, abordada na UFCD 0686 - Gestão do Tempo, consolidou uma prática que considero fundamental: classificar as tarefas segundo dois critérios distintos, a urgência e a importância, para definir prioridades em vez de reagir apenas à pressão do momento. Ao conciliar trabalhos formativos, revisões e projetos, confirmei que aquilo que exige uma resposta imediata nem sempre é o que produz maior valor.

Nesta formação, abordámos igualmente o efeito Dunning-Kruger: a tendência para, em determinadas circunstâncias, pessoas com conhecimentos limitados numa área sobrestimarem a sua competência. Retenho deste conceito sobretudo a necessidade de calibrar a confiança pelo conhecimento efetivo, reconhecer limites, procurar evidências e aceitar correções. Não o encaro como uma regra aplicável indiscriminadamente às pessoas, mas como um incentivo à autocrítica e à aprendizagem contínua.

Inteligência Artificial: de Ferramenta de Apoio a Capacidade de Concretização

Uma das transformações mais significativas deste período foi o aprofundamento da utilização da inteligência artificial como instrumento de trabalho. Aperfeiçoei a forma de formular instruções, fornecer contexto, comparar propostas, identificar erros, validar resultados e articular investigação, documentação, análise e criação. O desenvolvimento de uma aplicação informática, sem formação específica como programador, tornou especialmente visível essa evolução.

Isto não significa que a tecnologia elimine a necessidade de conhecimentos especializados ou de validação humana. Significa que, utilizada com método e pensamento crítico, pode ampliar a capacidade de concretizar projetos que antes me pareciam pouco acessíveis. A utilidade destas ferramentas depende da qualidade das fontes, da definição dos problemas, dos testes realizados e da responsabilidade de quem decide utilizar os resultados.

Formação em Contexto de Trabalho: a aprendizagem confrontada com a realidade

A Formação em Contexto de Trabalho na Junta de Freguesia de Alhadas foi particularmente relevante por me permitir observar e aplicar conhecimentos num ambiente administrativo real. Contactei com serviços de proximidade à população, procedimentos documentais e necessidades organizacionais que exigem rigor, discrição e respeito pelas competências de cada interveniente. Nem todas as atividades implicaram execução direta: no atendimento ao público, em matérias de recursos humanos e nas operações financeiras, houve também oportunidades de observação, sem substituir os trabalhadores responsáveis.

Esta experiência relacionou-se com a UFCD 0649 - Estrutura e Comunicação Organizacional, a UFCD 6233 - Comunicação e Comportamento Organizacional, a UFCD 0697 - Língua Portuguesa - Comunicação Empresarial, a UFCD 0703 - Cortesia, Etiqueta e Protocolo no Atendimento e a UFCD 0704 - Atendimento - Técnicas de Comunicação. A presença de utentes estrangeiros permitiu ainda reconhecer a utilidade prática das competências de línguas, nomeadamente da UFCD 0658 - Língua Inglesa - Comunicação Administrativa e da UFCD 0698 - Língua Francesa - Comunicação Administrativa, sem que isso corresponda a funções regulares de atendimento autónomo nessas línguas. A observação de uma incorreção na precedência e disposição de bandeiras no gabinete constituiu, por sua vez, uma aplicação concreta da UFCD 0701 - Regras do Protocolo Oficial Português.

A oportunidade mais significativa surgiu na organização e digitalização da informação associada aos registos do cemitério de Alhadas. O projeto SIGCA (Sistema Integrado de Gestão Cemiterial de Alhadas) tornou-se um exemplo concreto de integração entre organização administrativa, tratamento de informação, tecnologia e responsabilidade na utilização de dados. Nele mobilizei, de forma especialmente direta, conhecimentos da UFCD 0661 - Circuito Documental na Organização, da UFCD 0653 - Arquivo - Organização e Manutenção, da UFCD 0695 - Gestão Informatizada de Documentos, da UFCD 0687 - Documentação Administrativa - Métodos de Execução, da UFCD 7847 - Aplicações Informáticas na Ótica do Utilizador e da UFCD 0693 - Gestão de Correio Eletrónico e Pesquisa de Informação na Web, sobretudo na componente de pesquisa. A UFCD 10672 - Introdução à Utilização e Proteção dos Dados Pessoais e a UFCD 0683 - Ética e Deontologia Profissionais orientaram os cuidados com a finalidade, o acesso e a divulgação da informação. Na apresentação e comunicação do trabalho, foram ainda úteis as competências da UFCD 0779 - Utilitário de Apresentação Gráfica.

O propósito do SIGCA não foi apenas conceber uma interface visualmente mais moderna, mas facilitar a pesquisa, reduzir operações repetitivas, melhorar a organização dos registos e criar condições para a continuidade da sua atualização. A demonstração pública deverá utilizar exclusivamente conteúdos adequados a essa finalidade, sem expor dados administrativos reservados ou dados reais dos registos.

Um Balanço que Ultrapassa a Certificação

Entrei nesta formação com experiência e conhecimentos que não desapareceram; termino-a com uma capacidade mais consciente de os relacionar, justificar, documentar e aplicar. A diferença principal não está numa mudança súbita de identidade profissional, mas na passagem de um conjunto amplo de aptidões para uma prática mais estruturada, reflexiva e apoiada em evidências.

O trabalho desenvolvido exigiu persistência, revisão e disponibilidade para continuar a aprender fora das sessões. Houve dificuldades de tempo, exigências diferentes entre trabalhos e necessidade de reconsiderar decisões iniciais. Considero que esse processo também faz parte da aprendizagem: a qualidade não resulta apenas das horas investidas, mas da capacidade de identificar limitações e procurar soluções mais fundamentadas.

Este percurso reforçou igualmente o meu interesse pela formação profissional. Sendo titular do Certificado de Competências Pedagógicas, reconheço na experiência adquirida e nas aprendizagens agora consolidadas uma base para, futuramente, poder contribuir também enquanto formador. Pretendo continuar a desenvolver as minhas competências pedagógicas, nomeadamente na formação a distância, encarando essa possibilidade como mais uma oportunidade de aprender, partilhar conhecimentos e contribuir para o desenvolvimento de outras pessoas.

Agradeço a oportunidade proporcionada pelo IEFP, o acompanhamento da equipa formativa e a confiança da Junta de Freguesia de Alhadas durante o estágio. Este apoio foi importante para transformar aprendizagem em experiência concreta.

Escolhi apresentar o PRA num website próprio porque pretendo que estas aprendizagens permaneçam acessíveis e evoluam para além da avaliação final. Este portefólio documenta um ano de trabalho e demonstra, através da NEOMA, das evidências formativas e da experiência na Junta de Freguesia de Alhadas, como a formação se pode traduzir em utilidade profissional e social. O resultado mais duradouro não é apenas aquilo que produzi, mas a confiança - hoje mais fundamentada - na minha capacidade de continuar a aprender, integrar conhecimentos e transformá-los em trabalho útil.